કાર્યક્રમની તૈયારી || અનુભવ-આલેખન : ડૉ. અશ્વિનકુમાર

કાર્યક્રમની તૈયારી ||
અનુભવ-આલેખન : ડૉ. અશ્વિનકુમાર

કાર્યક્રમ-આયોજન પ્રક્રિયા

કાર્યક્રમના આયોજન અને અંદાજિત ખર્ચની મંજૂરી માટે સંબંધિત અધિકારીને પત્ર

નાણાકીય જોગવાઈ

સગવડો અને સંસાધનો 

સભાખંડ
વીજળી
ધ્વનિ
પ્રકાશ
પ્રોજેક્ટર
લેપટોપ કમ્પ્યુટર
વીડિયોગ્રાફી

ફોટોગ્રાફી
જીવંત પ્રસારણની વ્યવસ્થા

બેઠક વ્યવસ્થા
વધારાની ખુરશીઓ

કાર્યક્રમની સમય-રૂપરેખા

ઉદ્ઘાટન કાર્યક્રમ
દીવી
તેલ
રૂની વાટ
મીણબત્તી
દિવાસળી

સ્વાગત
ટ્રે
પુસ્તક

સૂતરની આંટીઓ

ખાદીસૂત્ર

શાલ

ખાદીનો રૂમાલ

સ્ટેજ

પોડિયમ 
એક દિવસ અગાઉ બેનર વ્યવસ્થા
ખુરશીની સંખ્યા અને ગોઠવણી
પાણીની બૉટલ્સ
કાચના પ્યાલા
ટ્રે

આમંત્રણ કાર્યક્રમ

અખબારી યાદી : કાર્યક્રમ પૂર્વે
અખબારી યાદી : કાર્યક્રમ પૂર્ણ થયા બાદ

મહેમાનો માટે પાણીની વ્યવસ્થા
બેનર
ફ્લાયર
સ્ટેન્ડી

વક્તાનો પરિચય
સ્ટેજ ઉપર ખુરશીઓની વ્યવસ્થા
કાર્યક્રમ માટે આમંત્રિત શ્રોતાઓની નિર્ધારિત સંખ્યા
વિવિધ વિભાગો અને સંસ્થાઓને આમંત્રણ

કાર્યક્રમ સંચાલન
આભારવિધિ
આવકાર
પરિચય

સમૂહ-તસવીર

અલ્પાહાર અને/અથવા ભોજન માટે સંખ્યા અગાઉથી જાણકારી

ચા-કોફી
નાસ્તો

કાર્યક્રમ થયા બાદ ખર્ચની વિગતો
બિલ
મહેમાનશ્રીના પુરસ્કાર માટે બેંકની વિગતો

સભાખંડની આસપાસ સાફ-સફાઈ
મહેમાનશ્રીનો પરિચય-આલેખ
તસવીરો
પુસ્તકો
વિશેષ યોગદાનની વિગતો

કાર્યક્રમ-રૂપરેખા

કાર્યક્રમનું સંચાલન
પ્રાર્થના
વિદ્યાપીઠ-ગાન અને સંઘગાન માટેની ઓડિયો વ્યવસ્થા
રાષ્ટ્રગીત માટે ઓડિયો વ્યવસ્થા
મહેમાનશ્રીને અગાઉથી અપાયેલો નિર્ધારિત વક્તવ્ય સમય
શ્રોતાઓની સંખ્યા વધે કે ઘટે એ અનુસાર ખુરશીઓની વ્યવસ્થા
મોબાઈલ બંધ રાખવા અંગેની સૂચના
બેનર એક દિવસ અગાઉ લગાડવાની વ્યવસ્થા
સ્ટેન્ડી મુખ્ય દરવાજા આગળ મૂકવાની વ્યવસ્થા

કુલપતિશ્રીને કાર્યક્રમના સમયની રૂપરેખા આગોતરી મોકલવી
કુલસચિવશ્રીને મહેમાનનો પરિચય આપવા અંગે અને તે સંબંધિત માહિતી મોકલવા અંગેની સૂચના
મુખ્ય વક્તાઓનો પરિચય આલેખ અગાઉથી મેળવી લેવાની વ્યવસ્થા

અણધાર્યા સંજોગોમાં કાર્યક્રમનાં તારીખ, સમય, સ્થળ બદલવા અંગેની આગોતરી વ્યવસ્થા

વાહન-તળ(પાર્કિંગ) માટેની સૂચનાઓ   

સર્વધર્મપ્રાર્થના રોજનીશીમાંથી પ્રાર્થના ગાવા માટે બહેનો-ભાઈઓની ટુકડી
ગરમાગરમ અને સમયસર ચા-નાસ્તો અને ભોજનની વ્યવસ્થા માટે વિદ્યાર્થીઓની ટુકડી

મહેમાનને વિમાની મથકેથી લાવવા અને લઈ જવા માટે ચાલક(ડ્રાઇવર)ને સૂચના
ગૂજરાત વિદ્યાપીઠ મંડળના મુખ્ય અધિકારીને જાણકારી

સહભાગી વિદ્યાર્થીઓ અને પત્રકારોની નામ-નોંધણી
મુખ્ય વક્તાની વિગતો અને તસવીરો સાથેની સામગ્રીની પટલ-રજૂઆત (સ્ક્રીન-પ્રેઝન્ટેશન)  
મુખ્ય વક્તાને પુરસ્કાર માટે બેંકની વિગતો

મહેમાનોને ચા-નાસ્તા માટે મહેમાન-ગૃહમાં અલાયદી વ્યવસ્થા
આભાર-પત્ર